“Wenn man guten Gebrauch von seiner Zeit machen will, muss man wissen, was am wichtigsten ist, und sich dann mit ganzer Kraft dafür einsetzen.”
Lee Iacocca
Wer sich schon einmal mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt hat, kennt vermutlich schon die Eisenhower-Methode. Sie ist eine populäre Technik, die sich auf die Priorisierung von Aufgaben konzentriert. Sie ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der für seine effiziente Arbeitsweise bekannt war. Wer eine einfache Methode sucht, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren, sollte an dieser Stelle einfach weiterlesen.
Erfunden und genutzt hat Präsident Eisenhower, die nach ihm benannte Methode, wohl nicht, aber schon sein bekanntes Zitat zu Wichtigkeit und Dringlichkeit ist ein sehr hilfreiche Hinweis für das eigene Zeitmanagement.
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”
Dwight D. Eisenhower
Die Grundidee der Eisenhower-Methode besteht darin, Aufgaben in vier Kategorien zu unterteilen, basierend auf ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Um die vier Kategorien besser zu verstehen, sollte der Unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit bedacht werden.
Wichtigkeit bezieht sich auf die Bedeutung einer Aufgabe für unsere Ziele, Dringlichkeit auf die Frist für die Erfüllung der Aufgabe.
Eine wichtige Aufgabe hat also einen hohen Wert und bringt uns unseren Zielen näher. Eine dringende Aufgabe erfordert sofortige Aufmerksamkeit und sorgt in der Regel für Stress. Wie Eisenhower selbst bemerkte, sind Aufgaben selten dringend und wichtig, oft sind sie nur dringend oder nur wichtig und sehr häufig nicht einmal das.
Die vier Kategorien sind im einzelnen
Wichtig und dringend Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und einen hohen Einfluss auf unsere Ziele haben. Diese Aufgaben sollten oberste Priorität haben und zuerst erledigt werden.
Wichtig, aber nicht dringend Aufgaben, die langfristig wichtig sind, aber nicht sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Diese Aufgaben sollten geplant und priorisiert werden, um sicherzustellen, dass sie nicht vernachlässigt werden.
Dringend, aber nicht wichtig Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf unsere Ziele haben. Hierbei handelt es sich oft um Ablenkungen oder unwichtige Anfragen, die uns von den wirklich wichtigen Aufgaben abhalten können. Diese Aufgaben sollten delegieret werden.
Weder wichtig noch dringend Aufgaben, die weder wichtig noch zeitkritisch sind. Diese Aufgaben sollten vermieden oder aufgeschoben werden, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen.
Grafisch werden die vier Kategorien mit der sogenannten Eisenhower-Matrix dargestellt. Die Eisenhower-Matrix besitzt ein Feld für jede Kategorie und kann ohne größere Anstrengung oder Vorlage von Jedermann überall angefertigt werden. Je nachdem, wie die Pfeile für die Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit gemalt wurden, verteilen sich die Felden PLANEN, SOFORT, VERWERFEN, DELEGIEREN in der Matrix.
Danach fügt man alle Aufgaben, die sich in einem überschaubaren Zeitrahmen finden, in die entsprechenden Felder ein. Im SOFORT Feld landen alle wichtigen und dringenden Aufgaben, im PLANEN Feld alle wichtigen aber nicht dringenden, im DELEGIEREN Feld alle dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben und im VERWERFEN Feld alle unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben.
Sollte sich der Großteil der Aufgaben im Feld SOFORT oder VERWERFEN befinden, dann gibt es ein Problem. Die eigene Aufgabenliste sollte keine Anleitung sein dem Igel über dem Acker hinterherzujagen.
Wenn dies geschehen ist, werden die einsortierten Aufgaben abgearbeitet. Am einfachsten geht es mit den Aufgaben aus dem Feld VERWERFEN. Sie tragen nichts zu unseren Zielen bei und wir sollten sie nicht erledigen. Mancher Kollege wird trotzdem versuchen diese Aufgabe weiterhin auf seiner Aufgabeniste zu belassen. Es könnte ja später die Möglichkeit bestehen, diese Aufgaben zu erledigen. Diese Kollegen haben noch nie von LeBlanc’s Law gehört.
“Later equals never”
David LeBlanc
Die unwichtige Aufgaben aus dem Feld DELEGIEREN sollen delegiert werden, aber wie soll beispielsweise ein Team-Mitglied Aufgaben delegieren? Das Feld DELEGIEREN ist der häufigste Kritikpunkt an der Eisenhower-Methode, denn sie scheint in erster Linie nur für Führungskräfte zu funktionieren.
Dringende und unwichtige Aufgaben sind u.a. wiederkehrende Fragen von Außenstehenden. Hier können beispielsweise FAQs und Anleitungen vom Team erstellt werden und auf diese verwiesen werden. Andererseits kann ein Scrum-Team in diesem Fall auch an den Scrum-Master delegieren, die störende Fragerei abzustellen. Eine andere Art von unwichtigen und dringenden Aufgaben sind Abstimmungsmeetings zu denen gerne eingeladen wird. Häufig sind sie Zeitfresser und eine E-Mail mit einer korrekt formulierten Fragestellung führt schneller zum Ziel. Es gibt also verschiedenste Möglichkeit eine Aufgabe durch Verschieben, Verwerfen, Automatisieren und Ändern zu delegieren.
Die beiden Felder SOFORT und PLANEN sind offensichtlich erklärt. Wichtige Dinge sind immer zu erledigen, die dringenden unter ihnen sofort, die nicht so dringenden später.
Ein Detail wird dabei leider häufig unterschlagen. Es sollte immer darauf geachtet werden, das Feld SOFORT nicht zu befüllen. Dringende und wichtige Aufgaben sind purer Stress und zerren an den Nerven. Außerdem besteht die nicht unberechtigte Gefahr, dass die Aufgabe kein gutes Ende nimmt. Wenn wichtige Aufgaben früh genug bekannt sind, dann sollten sie im Feld PLANEN unterkommen und keinen Weg in das Feld SOFORT finden. Landen immer wieder Aufgaben direkt im SOFORT Feld, dann gibt es vermutlich organisatorische Probleme, die gelöst werden sollten.
Die Aufgaben auf der Eisenhower-Matrix müssen regelmäßig neu bewertet werden, weil manche Aufgabe auf eines der anderen Felder springt, neue Aufgaben sich hinzugesellen oder manche Aufgaben aus der Matrix herausfallen.
Es gibt einige Varianten der Eisenhower-Matrix, die in anderen Bereichen beim Priorisieren unterstützen. Die nächste Matrix besitzt als Dimensionen den Mehrwert eines Features und die vermuteten Aufwände. Möchte man sich nicht mit komplexeren Methoden wie etwa der Kano-Methode beschäftigen, dann kann man alle geplanten Features auf dieser Matrix verteilen.
Wie bei der Eisenhower Matrix gibt es hier auch ein Feld VERWERFEN. Hier finden sich die Features mit geringen Mehrwert und großen Aufwänden. Solange es irgendwelche anderen Features gibt, sollte man sich nicht mit diesen beschäftigen oder sie direkt vergessen. Solange es irgendwelche anderen Features gibt, sollte man sich nicht mit diesen beschäftigen oder sie direkt vergessen. Niemand sollte Angst davor haben ein Feature zu streichen. Features haben eine interessante Gemeinsamkeit mit Bugs, sie melden sich von selbst wieder.
Andererseits sollten Features mit großen Mehrwert und geringen Aufwand aus dem Feld UMSETZEN sofort angegangen werden.
Die Feature aus den Feldern MERKEN und PLANEN werden nicht sofort umgesetzt. Die mit großen Aufwänden aus dem Feld PLANEN haben zwar einen hohen Mehrwert, aber es kann dabei auch einiges schiefgehen. Daher ist hier eine gewisse Vorsicht geboten. Die Features aus dem Feld MERKEN können, wegen der geringen Aufwände, zwischendurch umgesetzt werden, sie bieten aber nur einen geringen Mehrwert.
Für alle, die zwischen Wichtigen und Dringlichen gefangen sind, ist die Eisenhower Methode ein gutes Werkzeug um den Arbeitsalltag zu strukturieren. Zum Ausprobieren braucht es erst einmal nur zwei Striche auf einem Blatt Papier.